Thư hỏi giá nên viết gì để có câu trả lời thật

Vì sao lá thư đầu tiên định nhịp

Chúng tôi phản hồi ban đầu trong vòng hai ngày làm việc. Nhưng phản hồi đó có giá trị hay không gần như hoàn toàn phụ thuộc vào những gì được gửi đến.

Có những lá thư chuyển thẳng cho kỹ sư đọc được ngay. Có những lá phải qua lại bốn năm lượt mới xác định được sản phẩm là gì, và không ít trong số đó im lặng vào khoảng lượt thứ ba. Không phải vì ai đó mất hứng thú. Mà vì câu hỏi «cái này giá bao nhiêu» khi không biết «cái này» là gì thì chỉ còn là phỏng đoán, và cả hai bên đều cảm nhận được điều đó.

Khác biệt hiếm khi nằm ở quy mô dự án hay quy mô công ty. Nó nằm ở chỗ lá thư đầu tiên có nói ra thứ quý khách đang làm hay không.

Năm điều gánh phần lớn phán đoán

1. Sản phẩm là gì, là vật đó chứ không phải danh mục

«Thiết bị y tế» không thu hẹp được gì. «Bơm hút áp lực âm cho vết thương» thì thu hẹp gần như trọn vẹn: có bơm, có mạch điện tử, có vỏ cần kín, và cả ba đều kéo theo một lộ trình pháp quy riêng.

Quý khách không cần chuẩn bị bảng thông số. Một câu mô tả vật đó là đủ để kỹ sư bắt đầu đọc, thay vì để bộ phận kinh doanh tiếp nhận trước.

2. Quý khách đang ở giai đoạn nào

Ý tưởng, đang thiết kế, sẵn sàng sản xuất hàng loạt, hay đang chuyển từ nhà sản xuất khác. Bốn giai đoạn này mở ra bốn cuộc trao đổi hoàn toàn khác nhau.

Giai đoạn ý tưởng không phải là bất lợi, và điều này đáng nói thẳng, vì nhiều người ôm một ý tưởng suốt mấy tháng do nghĩ rằng phải có bản vẽ hoàn chỉnh mới tiện mở lời. Không cần. Trao đổi sớm thường rẻ hơn trao đổi muộn, bởi những quyết định đắt nhất khi phải sửa, như tách vỏ thế nào, đặt bo mạch ở đâu, đi theo lộ trình chứng nhận nào, đều được định đoạt từ sớm dù có ai đưa ra bàn hay không.

Thứ thực sự làm dự án tắc lại không phải là đến sớm, mà là không ai nói được thứ đó là gì.

3. Cần những công đoạn nào

Ép nhựa, lắp ráp điện tử, cả hai, hoặc còn chưa chắc. Nếu đã biết sản phẩm cần một vỏ ép nhựa và một bo mạch đã gắn linh kiện, việc viết ra tiết kiệm nguyên một vòng trao đổi.

Nếu chưa chắc sản phẩm của mình liên quan đến những công đoạn nào, chính điều đó cũng đáng viết. Nó cho chúng tôi biết cuộc trao đổi nên bắt đầu từ phía thiết kế chứ không phải từ phía báo giá.

4. Bán vào thị trường nào

Mục này bị bỏ qua nhiều hơn bốn mục còn lại, và nó ảnh hưởng nhiều hơn phần lớn mọi người nghĩ. Thị trường mục tiêu quyết định lộ trình chứng nhận, lộ trình chứng nhận quyết định tiến độ và cả một phần không nhỏ của chi phí. Bán EU, bán Mỹ, hay bán cả hai là ba dự án khác nhau khoác chung một bộ vỏ.

«EU trước, thuận lợi thì sau đó vào Mỹ» là một câu trả lời tốt. Nó tốt hơn nhiều so với việc không viết gì, vì im lặng sẽ được hiểu là chỉ bán nội địa, và báo giá được tính trên giả định đó.

5. Sản lượng năm khoảng bao nhiêu

Cho một khoảng cũng được, cho một bậc độ lớn cũng được. Sản lượng năm là thứ biến câu chuyện khuôn từ lý thuyết thành con số: làm bao nhiêu lòng khuôn, dùng thép cấp nào, khuôn đó phân bổ hết được hay trở thành chi phí cố định quý khách gánh dài hạn.

Nếu thật sự chưa biết, hãy viết là chưa biết. Ở giai đoạn ý tưởng đó là câu trả lời rất bình thường.

→ Sản lượng biến thành số lòng khuôn và đơn giá ra sao: Chi phí khuôn và MOQ được tính thế nào

Những ô chưa điền được

Năm điều trên không phải một kỳ thi đầu vào. Xem nó như kỳ thi sẽ tạo ra dạng thư đầu tiên tệ nhất: một bộ con số nghe rất chắc chắn nhưng thực ra được nghĩ ra để trông có vẻ đã chuẩn bị kỹ.

Viết «chưa chốt» đi nhanh hơn một con số đoán. «Sản lượng năm chưa chốt» chỉ tốn một dòng. Còn một sản lượng đoán sẽ âm thầm dựng cả bản báo giá trên một giả định sai, và việc đính chính thường lộ ra sau khi đã bàn xong chuyện khuôn. Vòng quay lại đó khá đắt cho một con số vốn dĩ không hề có.

Thị trường, tiến độ, giá mục tiêu cũng vậy. Biết gì thì viết, không biết gì thì nêu rõ, phản hồi sẽ trở lại theo đúng thực tế chứ không theo một câu chuyện hư cấu mà sau này cả hai bên phải gỡ.

Thứ thật sự khó xử lý là lá thư mà bản thân sản phẩm còn chưa thành hình. Giai đoạn sớm thì không sao. Con số mơ hồ cũng không sao. Trường hợp khó là lá thư không có lấy một vật cụ thể nào. Nếu quý khách đang ở đó, hãy hỏi về tính khả thi trước khi hỏi báo giá. Viết thẳng «tôi muốn đánh giá trước xem việc này có làm được không» sẽ đi xa hơn nhiều so với việc hỏi một mức giá chưa thể tồn tại.

Vì sao chúng tôi hỏi năm điều này

Muốn biết những câu hỏi này để làm gì là hoàn toàn hợp lý. Quy trình của chúng tôi bắt đầu bằng bước định vị, trước khi có ai vẽ gì: sản phẩm là gì, dành cho ai, đi ra thị trường nào, hoạch định trên sản lượng năm bao nhiêu. Mọi quyết định về sau đều tựa lên bốn câu trả lời này.

Số lòng khuôn đến từ sản lượng. Chọn vật liệu đến từ sản phẩm và thị trường. Lộ trình chứng nhận đến từ thị trường. Ngân sách khuôn thì do tất cả những thứ đó cùng quyết định. Một báo giá lập ra mà thiếu các dữ kiện này chỉ có thể là một khoảng rộng đến mức vô dụng, và khoảng rộng không phải là sự tử tế. Nó chỉ đẩy cuộc trao đổi thật lùi lại một tháng.

→ Những quyết định này làm sai thứ tự thì sao: Phát triển sản phẩm OEM hỏng ở đâu

Một lá thư đầu tiên chạy được trông thế nào

Ngắn cũng được. Đại khái có hình dạng này:

Chúng tôi đang phát triển một thiết bị UV-C để bàn dùng trong gia đình, hiện ở giai đoạn ý tưởng. Cần vỏ ép nhựa và một bo mạch đã gắn linh kiện kèm mô-đun UV-C. Bán EU trước, sau đó có thể vào Mỹ. Hoạch định khoảng hai đến ba vạn chiếc mỗi năm, nhưng đây là con số ước tính. Hiện chưa có bản vẽ, mới chỉ có phác thảo thiết kế công nghiệp.

Năm dòng. Không có gì bí mật, không đính kèm bản vẽ, và một con số được ghi rõ là ước tính. Chừng đó đủ để chuyển đến đúng kỹ sư, nêu được ngay trong phản hồi đầu tiên những vấn đề chứng nhận đáng bàn trước, và nói vài điều trung thực về khuôn.

Hãy để ý những gì nó không làm: nó không xin catalogue, cũng không xin bảng giá. Hai yêu cầu đó lại là những yêu cầu khó cho câu trả lời hữu ích nhất, vì catalogue trả lời câu hỏi về sản phẩm sẵn có còn bảng giá trả lời câu hỏi về linh kiện sẵn có, trong khi thứ được mô tả ở trên không thuộc về cả hai.

→ Nếu vẫn đang cân nhắc đi theo OEM hay ODM: OEM và ODM: MOQ, khuôn, IP và tiến độ

Quý khách sẽ nhận được gì

Ký thỏa thuận bảo mật trước khi bàn kỹ thuật, nếu dự án cần. Phản hồi đến từ chính kỹ sư sẽ làm dự án này, không phải bản tóm tắt do bộ phận kinh doanh thuật lại. Và phản hồi ban đầu trong vòng hai ngày làm việc.

Phản hồi đó có gì phụ thuộc vào những gì được gửi đến, và đó chính là ý của trang này. Có năm mục trên, chúng tôi vào thẳng được vấn đề thật: những công đoạn này có làm trọn dưới cùng một mái nhà được không, thị trường mục tiêu hàm ý lộ trình chứng nhận nào, và câu chuyện khuôn nên bắt đầu từ đâu.

Không có thì phản hồi trung thực sẽ là một loạt câu hỏi. Điều đó cũng không sao. Chỉ là mất thêm khoảng hai tuần so với mức cần thiết.