Che cosa mettere in una richiesta di produzione

Perché il primo messaggio detta il ritmo

Diamo un primo riscontro entro due giorni lavorativi. Che quel riscontro valga qualcosa, però, dipende quasi interamente da ciò che è arrivato.

Certi messaggi passano dritti a un ingegnere. Altri richiedono quattro o cinque giri solo per stabilire che cosa sia il prodotto, e buona parte di questi si spegne verso il terzo. Non perché l’interesse svanisca, ma perché rispondere a «quanto verrebbe a costare» senza sapere che cosa sia «questo» diventa un esercizio di indovinello, e lo sentono entrambe le parti.

La differenza sta di rado nelle dimensioni del progetto o dell’azienda. Sta nel fatto che il primo messaggio dica che cosa state costruendo.

I cinque elementi che reggono la maggior parte del giudizio

1. Che cosa è il prodotto: l’oggetto, non la categoria

«Un dispositivo medico» non restringe nulla. «Una pompa a vuoto per terapia delle ferite a pressione negativa» restringe quasi tutto: c’è una pompa, c’è elettronica, c’è un involucro che deve tenere, e a ciascuno dei tre è appeso un percorso normativo.

Non serve una scheda tecnica. Una frase che descriva l’oggetto basta perché a leggere cominci un ingegnere invece che un commerciale ad archiviare.

2. A che stadio siete

Concept, progettazione in corso, pronti per la produzione, oppure passaggio da un altro fornitore. Questi quattro aprono conversazioni completamente diverse.

La fase di concept non è uno svantaggio, e vale la pena dirlo chiaramente, perché in molti restano mesi su un’idea convinti di dover prima avere disegni finiti. Non è così. Una conversazione precoce costa di solito meno di una tardiva, perché le decisioni più care da rifare (come si divide l’involucro, dove sta la scheda, quale percorso di certificazione si imbocca) si prendono presto, che se ne parli o no.

Ciò che blocca davvero un progetto non è arrivare presto. È che nessuno sappia dire che cosa sia quella cosa.

3. Quali processi servono

Stampaggio a iniezione, assemblaggio elettronico, entrambi, o non ne siete ancora certi. Se già sapete che il prodotto richiede un involucro stampato e una scheda popolata, scriverlo elimina un giro intero.

E se non sapete quali processi comporti il vostro prodotto, proprio questo merita di essere scritto. Ci dice che la conversazione dovrebbe partire dal lato progettazione e non dal lato preventivo.

4. Su quali mercati vendete

È il punto che viene saltato più spesso degli altri quattro, e cambia più di quanto la maggior parte si aspetti. Il mercato di destinazione decide il percorso di certificazione, e il percorso di certificazione decide i tempi e una quota non piccola del costo. Un prodotto per l’UE, uno per gli Stati Uniti e uno per entrambi sono tre progetti diversi dentro lo stesso involucro.

«Prima l’UE, poi gli Stati Uniti se funziona» è un’ottima risposta. Vale molto più del silenzio, perché il silenzio viene letto come solo mercato interno, e il preventivo esce calcolato su quel presupposto.

5. Quale volume annuo indicativo

Va bene un intervallo. Va bene un ordine di grandezza. Il volume è ciò che porta il discorso sullo stampo dalla teoria ai numeri: quante impronte, quale grado di acciaio, se lo stampo si ammortizza o resta un costo fisso che vi portate dietro.

Se davvero non lo sapete ancora, scrivetelo. In fase di concept è una risposta normale.

→ Come il volume diventa numero di impronte e prezzo pezzo: Costo stampo e MOQ spiegati

Le caselle che non potete ancora riempire

Niente di tutto questo è un esame d’ingresso, e trattarlo così produce la peggior versione possibile di un primo messaggio: una serie di cifre dall’aria sicura, inventate per sembrare preparati.

Una casella dichiarata vuota va più veloce di un numero inventato. «Il volume annuo non è ancora fissato» occupa una riga. Un volume ipotizzato, invece, ricostruisce in silenzio tutto il preventivo su una premessa sbagliata, e la correzione salta fuori di solito quando dello stampo si è già parlato. È un viaggio di andata e ritorno caro per un dato che nessuno aveva.

Lo stesso vale per mercati, tempi e prezzo obiettivo. Scrivete quel che sapete, nominate quel che non sapete, e la risposta torna calibrata sulla realtà e non su una finzione che poi bisogna disfare in due.

L’unica cosa davvero difficile da lavorare è un messaggio in cui il prodotto stesso resta indefinito. Presto va bene. Vago sui numeri va bene. Il caso difficile è un messaggio senza alcun oggetto dentro. Se siete a quel punto, chiedete una valutazione di fattibilità invece di un preventivo, e chiederla direttamente porta più lontano che chiedere un prezzo che non può ancora esistere.

Perché chiediamo questi cinque punti

È legittimo voler sapere a che cosa servano le domande: la nostra prima fase è di posizionamento, prima che qualcuno disegni. Che cosa è il prodotto, a chi è destinato, su quali mercati va, su quale volume annuo si pianifica. Su queste quattro risposte poggia tutto il resto.

Il numero di impronte discende dal volume. La scelta del materiale discende dal prodotto e dal mercato. Il percorso di certificazione discende dal mercato. Il budget stampo discende da tutto insieme. Un preventivo costruito senza questi dati può essere solo un intervallo così ampio da risultare inutile, e un intervallo ampio non è una cortesia: rimanda semplicemente di un mese la conversazione vera.

→ Che cosa succede quando queste decisioni si prendono nell’ordine sbagliato: Dove lo sviluppo prodotto OEM va storto

Come è fatto un primo messaggio che si muove

Breve va bene. La forma è più o meno questa:

Stiamo sviluppando un apparecchio UV-C da tavolo per uso domestico, attualmente in fase di concept. Servono un involucro stampato a iniezione e una scheda popolata con modulo UV-C. Prima UE, probabilmente Stati Uniti in seguito. Pianifichiamo tra 20.000 e 30.000 unità l’anno, ma è una stima. Non abbiamo ancora disegni, solo schizzi di design industriale.

Cinque righe. Niente di riservato, nessun disegno allegato, e un numero dichiarato apertamente come stima. Tanto basta per indirizzarla all’ingegnere giusto, sollevare già nella prima risposta le questioni di certificazione che conviene affrontare prima, e dire qualcosa di onesto sullo stampo.

Notate anche che cosa non fa: non chiede un catalogo né un listino. Sono proprio le richieste a cui è più difficile rispondere in modo utile, perché un catalogo risponde a una domanda su prodotti esistenti e un listino a una domanda su componenti esistenti, mentre quanto descritto sopra non è né l’uno né l’altro.

→ Se state ancora decidendo tra OEM e ODM: OEM e ODM: MOQ, stampo, PI e tempi

Che cosa torna indietro

Un accordo di riservatezza prima della discussione tecnica, se il progetto lo richiede. Una risposta da un ingegnere che lavorerà davvero al progetto, non un riassunto riferito da un account. E un primo riscontro entro due giorni lavorativi.

Che cosa contenga quella risposta dipende da che cosa è arrivato, ed è tutto il senso di questa pagina. Con i cinque elementi qui sopra si può entrare nel merito: se i processi stanno sotto lo stesso tetto, quale percorso di certificazione implicano i mercati di destinazione, e da dove far partire il discorso sullo stampo.

Senza, la risposta onesta è un elenco di domande. Va bene anche quello. Ci vogliono solo due settimane in più del necessario.